1. Tło projektu
Kontekst organizacyjny:
Klient to globalny lider w branży elektroniki użytkowej, specjalizujący się w produkcji i sprzedaży innowacyjnych urządzeń takich jak systemy GPS, zegarki sportowe, kamery, nawigacje samochodowe oraz inteligentne wagi. Firma posiada ponad 80 biur na całym świecie i zatrudnia 19 000 pracowników, z obecnością również na rynku polskim. Z uwagi na dynamiczny rozwój, firma postanowiła dostosować swoje systemy ERP do lokalnych przepisów prawnych w różnych krajach, w tym w Polsce.

Wyzwanie:
Wraz z rozwojem na rynek polski, firma stanęła przed wyzwaniem dostosowania swojego systemu Oracle E-Business Suite (EBS) do polskich regulacji prawnych, w tym procesów związanych z JPK, VAT, białą listą oraz Split Payment. Klient potrzebował partnera, który mógłby pomóc w adaptacji systemu do lokalnych wymagań, gwarantując zgodność z przepisami i zachowując płynność operacyjną.

2. Cel projektu
Zakres projektu:
Celem projektu było dostosowanie Oracle E-Business Suite (EBS) do polskich wymogów prawnych, w tym integracja procesów JPK, VAT, białą listą oraz wsparcie dla transakcji Split Payment.

Cele:

Dostosowanie systemu do zarządzania przepływem danych źródłowych.

Integracja systemu z rejestrami VAT oraz przygotowanie dokumentów VAT-UE.

Zoptymalizowanie procesów raportowania i zapewnienie zgodności z polskim prawem podatkowym.

Zapewnienie wsparcia serwisowego po wdrożeniu, by utrzymać system w pełnej zgodności z regulacjami.

3. Nasza rola i proces współpracy
Etapy współpracy:

Analiza przedwdrożeniowa – rozpoczęliśmy od dokładnej analizy wymagań klienta i lokalnych przepisów prawnych. Zrozumienie specyfiki procesu w Polsce było kluczowe dla skutecznego wdrożenia.

Przygotowanie rozszerzeń – na podstawie wstępnej analizy, przygotowaliśmy odpowiednie customizacje w systemie Oracle EBS, dostosowując go do polskich wymogów podatkowych, w tym JPK, białej listy oraz VAT.

Wdrożenie na środowisko testowe – zainstalowaliśmy zmiany w testowym środowisku, umożliwiając klientowi dokładne sprawdzenie działania systemu w warunkach rzeczywistych.

Testy akceptacyjne – przeprowadziliśmy testy akceptacyjne, aby upewnić się, że wszystkie procesy działają zgodnie z wymaganiami i są zgodne z lokalnymi przepisami.

Wdrożenie produkcyjne – po zakończeniu testów wdrożyliśmy system na środowisku produkcyjnym, zapewniając pełną zgodność z przepisami prawnymi oraz stabilność operacyjną.

Nasza rola w realizacji:
Zespół ekspertów Oracle EBS z naszej firmy współpracował ściśle z globalnym zespołem IT klienta oraz lokalnym zespołem finansowym. Nasze doświadczenie w dostosowywaniu systemów ERP do lokalnych wymagań pozwoliło na płynne i skuteczne wdrożenie rozwiązania. Dzięki bliskiej współpracy, nasza firma stała się zaufanym partnerem klienta w zakresie dostosowywania systemu do regulacji prawnych w Polsce.

4. Efekty współpracy i korzyści dla klienta
Sukcesy:

Dostosowanie systemu do polskich wymogów prawnych: Dzięki naszym specjalistycznym customizacjom, system Oracle EBS w pełni odpowiada wymaganiom polskiego prawa podatkowego, obsługując JPK, białą listę, VAT oraz transakcje Split Payment.

Zoptymalizowanie procesów: Dzięki wprowadzeniu odpowiednich rozszerzeń, procesy związane z raportowaniem VAT oraz JPK zostały uproszczone, co pozwoliło klientowi zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko błędów w obiegu dokumentów.

Skrócenie czasu procesów podatkowych: Wdrożenie zautomatyzowanych procesów pozwoliło na znaczne skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie dokumentów podatkowych, w tym VAT-UE, co poprawiło efektywność pracy zespołu finansowego.

Szkolenia i wsparcie: Przygotowaliśmy cykl szkoleń, które umożliwiły pracownikom klienta szybkie zapoznanie się z systemem i łatwiejsze zgłaszanie swoich potrzeb i propozycji zmian.

Dalszy rozwój i rozszerzenie: Po udanym wdrożeniu w Polsce, zostaliśmy zaproszeni do realizacji kolejnego projektu roll-out w belgijskiej filii klienta, co świadczy o zaufaniu i sukcesie współpracy.

Długoterminowe korzyści:

Elastyczność w zarządzaniu przepisami: Dzięki odpowiednim rozszerzeniom w Oracle EBS, klient zyskał system, który umożliwia łatwe dostosowanie do zmieniających się przepisów prawnych w różnych krajach, co zapewnia długoterminową stabilność i zgodność.

Zwiększenie efektywności operacyjnej: Dzięki standaryzacji procesów, klient zyskał bardziej przewidywalny i kontrolowalny system do zarządzania procesami finansowymi i podatkowymi.

5. Wyróżniający element
Dostosowanie systemu do lokalnych przepisów:
Stworzyliśmy specjalistyczne rozszerzenia w systemie Oracle EBS, które pozwoliły na pełną zgodność z polskimi regulacjami dotyczącymi JPK, białej listy VAT oraz Split Payment, co stanowiło kluczowy element sukcesu projektu.

Zaangażowanie zespołu:
Zespół ekspertów Oracle EBS z naszej firmy był w pełni zaangażowany w każdy etap projektu, od analizy po wdrożenie, co zapewniło płynne dostosowanie systemu i skuteczną współpracę z klientem.

6. Informacje poszukiwane przez potencjalnych zainteresowanych współpracą
Skalowalność rozwiązań:
Oracle EBS okazał się rozwiązaniem skalowalnym, które łatwo dostosowuje się do wymagań prawnych różnych krajów. Po udanym wdrożeniu w Polsce, system będzie rozwijany o kolejne funkcje w belgijskiej filii klienta.

Koszt i czas realizacji:
Projekt rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej i trwał kilka miesięcy, z pełnym wdrożeniem produkcyjnym na początku 2022 roku.

Potwierdzenie sukcesu:
Zrealizowane dostosowanie systemu Oracle EBS do polskich przepisów pozwoliło klientowi na pełną zgodność z wymaganiami prawnymi i znaczne usprawnienie procesów podatkowych.