Cyfrowa transformacja doprowadziła do sytuacji, w której rozmyślanie nad wdrożeniem systemu informatycznego należy rozpocząć nie od pytania „czy warto?” ale „dlaczego należy?”.

Według danych GUS z 2019 roku, 28,5% firm w Polsce używa systemów ERP[1]. Co to oznacza w praktyce? 28,5% firm w Polsce funkcjonuje bardziej efektywnie niż ich konkurenci, którzy nie korzystają z zaawansowanych narzędzi informatycznych. W świetle wciąż trwającej i nabierającej na sile cyfrowej transformacji, inwestycje w IT stają się koniecznością dla firm chcących walczyć o pozycję lidera w swojej branży.

Rozwój polskiego rynku usług IT, który w 2020 roku został wyceniony na 3,98 mld USD, skutkuje coraz większą ilością dostawców usług oraz dostępnych oprogramowani. Jak wybrać najlepsze z nich?

1.     Poznaj swój biznes

Zastanów się co tak naprawdę jest podstawą Twojej działalności, które obszary przynoszą Ci największy zysk. Czasem odpowiedź może być nieoczywista, np. pozycjonujesz się jako producent ubrań dla dzieci, jednak największy zysk osiągasz na sprzedaży zabawek, których jesteś tylko dystrybutorem i nie ponosisz kosztu produkcji. Dopiero po właściwym ustaleniu fundamentu działalności jesteś w stanie rozsądnie sprecyzować jakie obszary i procesy mają zostać usprawnione przez system.

 2.     Poznaj systemy wykorzystywane w branży

Przytoczone powyżej dane udowadniają, że znacząca ilość firm na polskim rynku korzysta już z oprogramowania do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa każda z nich przed wdrożeniem stawała przed podobnymi wyzwaniami i zadawała podobne pytania, a wybrany przez nie system został uznany za najlepiej odpowiadający wymaganiom. Sprawdź z jakich rozwiązań korzystają firmy działające w Twojej branży, które mają prawdopodobnie podobną specyfikę funkcjonowania. Jeżeli znajdziesz widoczną przewagę konkretnego narzędzia, poświęć czas na poznanie jego możliwości. Jest duża szansa, że okaże się odpowiednie również dla Ciebie. Nie oznacza to, że należy podążać bezrefleksyjnie za stadem, ale sugeruje od czego rozpocząć analizę dostępnych opcji. Ma to szczególnie znaczenie, jeżeli rozwiązania wykorzystywane w podobnych do Twojej firmach zostały tam wdrożone bez lub z minimalną ilością dedykowanych dostosowań. Wtedy, jeśli To również jesteś gotowy na użycie standardowego oprogramowania bez dodatków waga informacji o tym, że system sprawdził się w branży rośnie. Jeśli postanowisz skorzystać z rozwiązania standardowego, bez daleko idących dostosowań to obniżysz koszty wdrożenia, skorzystasz z rozwiązania sprawdzonego na wielu innych wdrożeniach, co zmniejsza ryzyko wdrożenia w Twojej firmie, drastycznie obniżysz przyszłe koszty utrzymania systemu, zarówno koszty bieżącej obsługi jak i koszty podnoszenia wersji oprogramowania (upgrade).

3.     Sformułuj specyficzne wymagania

Jednym z elementów procesu wyboru systemu jest sformułowanie wymagań, które musi spełniać. Zazwyczaj powstają wtedy ogromne listy funkcjonalności zawierających każdą, nawet najprostszą czynność. Należy zauważyć, że standardowe wersje systemów klasy ERP są do siebie zbliżone i każdy z nich wykonuje szereg standardowych czynności (takich jak np. generowanie faktury czy dokumentu PZ). Podczas formułowania wymagań warto więc skupić się na tych procesach czy zadaniach, które są specyficzne dla Twojej firmy i mogą nie występować w innych organizacjach. Lista takich wymagań powiększona o kilka krytycznie ważnych, choć standardowych, funkcjonalności może być podstawą do porównywania ofert i wyboru tego systemu, który najlepiej odpowiada na potrzeby Twojej firmy. Posługiwanie się listami wymagań obejmującymi kilkaset wymagań powoduje, spłaszczenie różnić między systemami, jeśli skoncentrować się na wymaganiach krytycznych różnice stają się bardziej wyraziste. Takie podejście pozwala na skoncentrowanie się w rozmowach z dostawcami na konkretnych 10-20 wymaganiach i pełniejsze zapoznanie się z tym jak oferowane przez nich systemy realizują te wybrane funkcje.

4. Koszt projektu vs budżet

Budżet odgrywa ważną rolę podczas wdrożeń i niejednokrotnie jest kluczowym czynnikiem podczas wyboru systemu. Pamiętaj jednak, że tego typu wydatki powinno się traktować jak inwestycję, a co za tym idzie kierowanie się w wyborze najniższą ceną nie zawsze jest najbardziej optymalną strategią. O czym warto pamiętać w trakcie wyboru?

Twój budżet powinien zakładać zwiększenie kosztu wdrożenia ok 20-30% (ponad pierwotnie uzgodnioną wartość) w trakcie realizacji, jeśli nie będziesz na to przygotowany brak tych środków może zablokować prace w trakcie.

Jeśli dwóch oferentów jednego produktu zakłada znacząco różną pracochłonność (liczba dni, a nie koszt) niezbędną do wykonania zadania watro zrozumieć przyczynę tej rozbieżności. Oferent proponujący niższą pracochłonność powinien wiarygodnie wyjaśnić, dlaczego uważa ją za wystarczającą. Obecnie rynek wdrożeń jest dojrzały i oferty z reguły są dość porównywalne w tym aspekcie. Duże różnice w wycenach rzadko bywają przypadkowe, wynikają z odmiennego zrozumienia zadania lub innych powodów, które warto zrozumieć.

Ewentualny rok opóźnienia we wdrożeniu stanowić będzie dla Ciebie koszt większy niż budżet wdrożenia wyższy o 20% (utracone korzyści, koszty wewnętrzne) warto brać to pod uwagę przy kalkulacjach. Złudnym jest też przeświadczenie, że zrzucając pełną odpowiedzialność na dostawcą za zwłokę na projekcie gwarantujemy sobie nieponoszenie dodatkowych kosztów. Złożoność i wzajemne zależności między zadaniami dostawcy, klienta i innych organizacji zaangażowanych w projekt powodują, że rzadko kiedy pojawiające się opóźnienia wynikają z winy firmy wdrażającej więc trudno jest oczekiwać by dostawca ponosił pełne konsekwencje w takim przypadku.

Przy porównywaniu ofert powinny Cię zainteresować tylko istotne różnice w cenie – warto poznać ich przyczynę. W przypadku małych różnic wybór powinien być uwarunkowany innymi czynnikami – dopasowanie systemu do Twoich wymogów, termin realizacji wdrożenia, a przede wszystkim przekonaniem, że oferent daje szansę na zakończenie projektu z sukcesem w założonym czasie.

Przygotowujesz się do wdrożenia systemu ERP? Posłuchaj naszego podcastu, w którym znajdziesz wiele cennych wskazówek.

[1] Raport ITwiz 2020