W pierwszej części artykułu poruszyliśmy kwestię czterech z siedmiu paradygmatów, które na stałe wpiszą się w nowy sposób funkcjonowania przedsiębiorstw tym samym będąc elementem transformacji cyfrowej. W tej części skupimy się na kolejnych paradygmatach, którymi są bezpieczeństwo, dostępność oraz systemy.

Zapraszamy do zapoznania się z pierwszą częścią artykułu znajdującą się tutaj.

Bezpieczeństwo

Konieczność zapewnienia nowego sposobu obiegu dokumentów, dostępy zdalne do systemów, wirtualne spotkania spowodowały położenie większego nacisku na bezpieczeństwo. Zdigitalizowane dokumenty narażone są na ryzyka związane z wyciekiem danych czy ich utratą, stąd tak istotną kwestią stało się ich odpowiednie zabezpieczenie. Równie ważnym aspektem jest wypracowanie dobrych praktyk stosowanych nie tylko przez działy security, ale przede wszystkim pracowników, którzy na co dzień pracują z cyfrową dokumentacją. Nawyki te przede wszystkim powinny gwarantować bezpieczną pracę nie utrudniając wykonywania codziennych obowiązków.

Dostępność

Praca z dowolnej lokalizacji, często w różnych strefach czasowych wymaga zapewnienia dostępności do systemów praktycznie każdego dnia o dowolnej porze. Co więcej logowanie się do systemu powinno być bezproblematyczne. Należy się spodziewać, że krytyczność błędów związanych z brakiem dostępności będzie wzrastać, oczekiwanie dostępności systemu w każdym dniu i o każdej godzinie stanie się krytyczne z punktu widzenia dostawców usług IT. Nierozerwalnie wiąże się to z drugim problemem, jakim jest ograniczona dostępność pracowników IT, którzy będę w stanie zapewnić optymalne warunki dostępności systemów. Ten problem również będzie stymulować wzrost kosztów w sektorze IT, potencjalnie także wzrost kosztów usług IT oferowanych przedsiębiorstwom.

Systemy

Systemy powinny spełniać szereg określonych cech. Przede wszystkim, kluczowa jest szybkość ich wdrożenia oraz możliwość błyskawicznych modyfikacji. Zmiany legislacyjne wprowadzane są dynamicznie, często ad hoc, przez co procesy wytwórcze systemu powinny być maksymalnie skrócone i oparte przede wszystkim na modelowaniu (low coding). Rozwiązania powinny być wdrażane możliwie jak najszybciej, a dostosowanie ich do szczegółowych wymagań powinno być możliwe na bieżąco jako naturalna czynności eksploatacyjna. Kolejną cechą, na którą należy zwrócić uwagę jest odpowiednie opomiarowanie. Powinniśmy skupić się na parametrach, takich jak efektywność tego co robimy, braku jednej strefy czasowej, szybkości wykonywanych zadań oraz ich jakości. Systemy oczywiście powinny zostać dostosowane do pracy z różnymi typami elektronicznych dokumentów, zarówno tych, które pierwotnie były wytworzone w wersji cyfrowej, jak i tych, które zostały poddane procesowi cyfryzacji np. OCR (Optical Character Recognition). Systemy te powinny być również swoistymi strażnikami procesów, wykonując automatyczną kwalifikację dokumentów wpływających do organizacji, inicjują proces właściwy dla załatwienia danej sprawy np. opisu i księgowania faktury, odpowiedzi na pismo, załatwienia sprawy pracowniczej. Zainicjowany systemowo proces jest dekomponowany na działania kolejnych użytkowników, przy czym system wspiera zarówno zainicjowanie procesu jak cały jego przebieg, kierując dokumenty właściwą marszrutą działania, pilnując terminowej realizacji zadań, informując, eskalując, weryfikując poprawność i skuteczność prowadzonych działań.

Dahliamatic Elektroniczny Obieg Dokumentów

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów DahliaMatic jest platformą cyfrowej realizacji procesów.

Pozwala na digitalizację dowolnego typu procesu, przy czym warto zaznaczyć, że posiada predefiniowanych około 50 różnych procesów, które mogą być adaptowane i modyfikowane.

System EOD DahliaMatic w całości oparty jest na modelowaniu i konfiguracji, oznacza to, że wykonanie wdrożenia elektronicznego procesu realizowane jest bez działań programistów, wdrożenia prowadzą analitycy i konsultanci merytoryczni w bezpośrednim kontakcie z osobami merytorycznymi po stronie klienta.

Najważniejsze komponenty systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów:

• Wbudowana baza definicji procesów (min. Obszar finansowy, HR, środki trwałe, administracja itd.).
• Pulpit pracy użytkownika pozwalający na realizację zadań użytkowników związanych ze wszystkimi procesami, w jakich uczestniczy pracownik.
• Elektroniczne archiwum dokumentów pozwalające na składowanie, podpis elektroniczny, zarządzanie dokumentami, sprawami, wyszukiwanie po treści dokumentów, brakowanie dokumentacji, integrację z archiwum państwowym.
• Pulpit KPI pozwalające na śledzenie ilości i efektywności realizowanych zadań i procesów zarówno w odniesieniu do poszczególnych procesów jak grup użytkowników.
• Silnik OCR i mechanizm regułowy pozwalający na skanowanie, rozpoznanie OCR i kwalifikację dokumentów.
• Wbudowane modelery procesów, ekranów, raportów pozwalające na dowolne rozszerzanie i modyfikowanie funkcjonalności systemu.
• Wbudowany konektor integracyjny pozwalający na integrację z systemami zewnętrznymi np. ERP, CRM, usługami publicznymi itd.