25 maja 2018 roku to data, którą wszyscy znamy. Dzień wejścia w życie przepisów RODO, czyli nowych zasad ochrony danych osobowych. Niektórzy spodziewają się okresu przejściowego – ale on właśnie trwa i za półtora miesiąca się kończy! Dlatego nie warto dłużej odwlekać tego tematu – zwłaszcza, że jest proste, kompleksowe rozwiązanie – RODO Utility, które uwzględnia wszystkie obowiązki prawne oraz dostosowuje je nawet do bardzo skomplikowanych struktur firm.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego o ochronie danych osobowych z 2016 roku, które zacznie obowiązywać niedługo, ma na celu oddanie pełnej kontroli nad własnymi danymi osobowymi każdemu z nas: to dobra informacja, choć stanowiąca wyzwanie dla tych, którzy zawodowo mają kontakt z danymi osobowymi – a są to jakiekolwiek informacje, które mogą pozwolić na identyfikację konkretnej osoby – nawet imię i nazwisko, e-mail czy numer telefonu!
Ochrona w praktyce
Dużo się pisze o znaczeniu, zasadach i trudnościach związanych z RODO – my znaleźliśmy rozwiązanie: aplikację służącą kontrolowaniu danych osobowych RODO Utility by Asseco. To narzędzie pomoże administratorowi danych uporządkować informacje oraz uprości wszystkie operacje: od zbierania danych, przez przechowywanie, zmienianie i udostępnianie, aż po ich usuwanie, nawet jeśli są rozproszone lub powielane przez różne systemy. W ten sposób administrator zyskuje pośrednika, panującego nad całym łańcuchem procedur.
Co więcej, RODO Utility daje możliwość komunikacji z osobami, których danymi się zarządza, dzięki czemu mogą one je łatwiej kontrolować. Nie wymaga to właściwie żadnych uwarunkowań technicznych, ponieważ system opiera się na chmurze i można z niego korzystać przez każdą przeglądarkę internetową.
Jak to wygląda w praktyce? Przykładowo: administrator otrzymuje prośbę o usunięcie danych któregoś pracownika – jeśli ten ma dostęp do RODO Utility, może ją wysłać bezpośrednio przez program. Administrator ją akceptuje, po czym otrzymuje informację zwrotną o realizacji lub braku możliwości wykonania żądania. To ostatnie może się zdarzyć, kiedy prośba koliduje z informacjami zawartymi już w systemie (np. celem przetwarzania, dla którego będą one jeszcze potrzebne).
Jak pomaga RODO Utility?
Kontroluje.
Program, znając cele przetwarzania danych, może odmówić, jeśli administrator chce usunąć takie, które będą jeszcze potrzebne, na przykład w związku z prawnymi obowiązkami, jakie firma ma wobec pracowników albo zleceniodawców.
Automatyzuje.
Informacje o osobach, z którymi firma już nie współpracuje, po pewnym czasie przestają być potrzebne – system sam kontroluje daty. W wyznaczonym terminie (może to być na przykład data rozwiązania ostatniej umowy o pracę plus określona liczba lat lub termin roszczeń podatkowych) samodzielnie – po akceptacji przez administratora – usuwa niepotrzebne dane.
Łączy.
Jedną z najcenniejszych funkcji RODO Utility jest łączenie struktur rozproszonych – oznacza to, że jeśli dane znajdują się w kilku bazach różnych działów, informacje znikają lub zmieniają się we wszystkich z nich. Nie trzeba więc tej samej czynności wykonywać kilka razy, nawet jeśli są to niezależne od siebie segmenty.
Rejestruje.
Bardzo istotnym i trudnym zarazem obowiązkiem nałożonym na administratorów jest pełna kontrola nad tym, co z konkretnymi danymi się dzieje: kto gdzie kiedy je otrzymał, zmienił lub usunął. RODO Utility gromadzi również takie informacje, umożliwia w nie wgląd i daje możliwość opracowania wymaganego rejestru w każdej chwili.
Nie ma powodu do obaw!
Nie bez powodu tyle się o regulacjach ochrony danych osobowych w ostatnim czasie pisało – to szeroki i skomplikowany temat, na dodatek wymagający dużych zmian zarówno organizacyjnych, jak i technicznych, niezależnie od rozmiaru firmy. Ale nie ma też powodów do obaw – konieczne jest po prostu systematyczne wdrażanie rozwiązań, które zapewnią bezpieczeństwo zbieranym informacjom. My polecamy najprostsze i sprawdzone przez nas: RODO Utility by Asseco.
